RPA-платформы (Robotic Process Automation) представляют собой программное обеспечение, которое автоматизирует рутинные и повторяющиеся задачи в бизнес-процессах. Они становятся все более востребованными на рынке благодаря их способности значительно повышать эффективность бизнес-процессов. Они особенно актуальны для компаний, стремящихся сократить операционные расходы и улучшить качество обслуживания клиентов за счет ускорения выполнения рутинных задач, снижения ошибок и повышения эффективности.

В практике RAMAX Group перед началом внедрения RPA-систем проводится этап определения процессов для автоматизации, чтобы выявить именно те, которые могут принести максимальную выгоду. Это можно сделать с помощью Process или Task Mining, определения ключевых показателей KPI или проведения бизнес-игры совместно с подразделениями компании-заказчика для выявления таких процессов. При выборе платформы, естественно, учитывается ландшафт ИТ-систем заказчика, а также необходимые требования к интеграции в процессах, которые будут автоматизироваться. Эти требования соотносятся с возможностями интеграции существующих RPA-платформ. Также важны требования к вычислительным ресурсам, стоимость, масштабы проекта и количество планируемых к автоматизации процессов. Есть и другие более мелкие характеристики, но их, наверное, нет смысла тут упоминать.

Для максимально выгодного внедрения RPA-платформы в компании, рекомендуется автоматизировать не менее 10 процессов. Это позволит системе полностью раскрыть свои возможности и обеспечит наилучшие показатели с точки зрения стоимости обслуживания, покупки лицензий и срока окупаемости проекта. При внедрении RPA на небольшом количестве процессов экономическая выгода менее заметна, и для окупаемости затрат потребуется больше времени.

А если говорить об экономии, полученной за счет внедрения RPA-платформы, можно отметить минимизацию ошибок и исключение человеческого фактора. RPA-роботы не устают, не теряют внимание и не требуют перерывов. Экономия достигается за счет снижения затрат на обслуживание процессов и возможности сотрудников сосредоточиться на стратегических задачах.

Говоря о технических возможностях подобных платформ, то стоит выделить следующие:

• Навигация внутри других приложений: ERP, CRM, 1С и прочие.
• Открытие и закрытие веб-приложений.
• Работа с электронной почтой и вложениями.
• Создание и перемещение файлов и папок, переход по ссылкам.
• Эмуляция нажатия кнопок.
• Копирование и заполнение форм.
• Внесение формул.
• Автоматический переход между приложениями.
• Распознавание текста.
• Новейшее направление в RPA — это интеграция с технологиями, такими как OCR, машинное зрение и внедрение различных инструментов ИИ.

Вместе с этим RPA-платформы могут:

• Загружать данные из внешних источников.
• Взаимодействовать с программным интерфейсом и базами данных напрямую.
• Сравнивать и валидировать данные.
• Производить математические вычисления.
• Работать по сложной логике с условиями и циклами.
• Использовать различные триггеры реагирования.
• Перепроверять уже введенные данные.
• Отправлять сообщения и реагировать в мессенджерах или получать сообщения в качестве триггера.
• Использовать предсказательную аналитику для управления решениями.

В настоящее время RPA-платформы активно используются в различных сферах, таких как финансы, бухгалтерия, HR, логистика, продажи и административные службы, работающие с документами. К основным задачам можно отнести:

• Работа с актами сверок.
• Создание счетов и отчетности.
• Обработка платежей.
• Оформление документов и справок в HR отделе.
• Оформление больничных листов.
• Поиск резюме и соискателей на сайтах.
• Создание и отправка заявок.
• Мониторинг и оценка конкурентов.
• Обработка заявок клиентов.
• Работа с жалобами.
• Работа с CRM.
• Работа с опросами CESAT и NPS.
• Рассылка уведомлений.
• Контроль сроков поставок и других операций.
• Обработка электронной почты.
• Контроль сделок.
• Контроль отражения документов в различных системах.

Сегодня RPA-системы отлично себя зарекомендовали в крупном сегменте, особенно в промышленности, ритейле, государственном секторе. Для малого бизнеса RPA пока остается недоступным из-за высокой стоимости лицензий на решения.