Продолжение. Начало в №4.2000, №1(5), 2(6), 3(7).2001

Делаем стенд

В процессе подготовки стенда вы должны точно знать, что вам нужно и почти всегда как это будет сделано. При составлении договора тщательно расписывайте каждый пункт: где будут висеть светильники, какого размера шрифт должен быть на фризе. Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд не будет оборудован согласно вашим требованиям, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку.

При участии в выставке перед фирмой стоит выбор: либо делать все своими силами, либо обратиться к посторонней помощи. Для получения индивидуального стенда фирма может заключить специальное соглашение в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются все нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. В этом случае вы получаете любой нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет дешевле для вас, чем если бы вы заказывали каждый вид услуг у отдельного подрядчика и примерно одинаково по качеству, так как вспомогательные фирмы специализируются и живут на этом, имея тесные связи с фирмой-организатором выставки.

Доставка

Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза, адресованное фирме-организатору (на имя директора) и содержащее подробный список ввозимых предметов. Если у вас сейчас нет собственных подходящих транспортных средств, договор с транспортной компанией - временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.

Уточните заранее, в течение какого срока до и после выставки вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Монтаж

Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов), предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И, конечно, размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд, чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться «слишком большим», и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство.

Дизайн

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде, выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Exibition Plan & Stand Map, являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов. Карта необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.

Если от вас ничего не зависит (ваша экспозиция настолько обширна, что пришлось нанимать бригаду рабочих для ее монтажа), не думайте о том, что все хорошо и «ребята все сделают без вас». В наших российских условиях могут случиться любые неожиданные вещи. Есть также масса примеров банальной кражи уникальных экспонатов обычными рабочими, имеющими к ним доступ.

Совет. Постоянно контролируйте процесс монтажа/демонтажа экспонатов!

Во время подготовки к выставке самый критичный фактор - время, которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100%-ную уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть «двойной запас прочности» никогда не оказывается лишней. На всякий случай, убедитесь еще раз, имеется ли еда и рекламные проспекты в необходимом количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната на замок, подходит ли вилка кофейника к розетке.

Когда вы все это сделаете - вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно работать, посвящая все свое внимание клиентам.
(Продолжение в следующем номере.)