Сегодня сложно найти сферу деятельности, которая бы не внедряла инновационные подходы и цифровые решения. Сфера охраны труда (ОТ) — не исключение.

Максим Фролов — руководитель направления «Охрана труда и производственная безопасность» Группы SRG — считает, что тему диджитализации процессов охраны труда и культуры безопасности важно рассматривать в контексте общей цифровой трансформации бизнеса, с глубокой интеграцией в производственную деятельность и управление персоналом.

Применение высокотехнологичных цифровых инструментов в области охраны труда помогает значительно повысить эффективность бизнес-процессов. Важно различать автоматизацию и цифровизацию: если автоматизация направлена на повышение эффективности отдельных процессов, то цифровизация подразумевает общую трансформацию бизнес-модели.

Любой специалист по ОТ скажет, что основную часть времени ему приходится тратить на формирование списков, разработку документов, их проверку и т.п. — функции, которые слабо влияют на показатели безопасности труда, но отнимают много времени. Одной из первых задач цифровизации работы в области ОТ и культуры безопасности является автоматизация процессов разработки ЛНА (локально-нормативные акты организации — положения, стандарты, инструкции, журналы, приказы и т.п). Вторая задача — автоматизация процесса контроля (сроки СОУТ, обучения и инструктажей, ОПР, карточки выдачи СИЗ, планы мероприятий и т.д.), третья — автоматизация регулярных рутинных операций (наряд-допуски, ППР, отчетность и т.п.). Реализация этих задач позволит снизить законодательные риски.

Следующий этап — внедрение электронного документооборота (ЭДО) по ОТ, что позволяет сократить временные издержки, повысить надежность хранения информации. Такие решения можно и нужно использовать. Рынок предлагает варианты. Главное — не переоценивать их эффективность.

Цифровые задачи в ОТ требуют их интеграции в глобальные механизмы управления всей компанией. Для их реализации необходимо выстроить цепочки управленческих, основных (операционных) и поддерживающих процессов. Если мы хотим обучить сотрудника, ознакомить, уведомить и одеть, затрачивая минимальные ресурсы, подойдет автоматизация, а если мы помогаем ему управлять здоровьем, знаниями, навыками, осведомленностью, то это уже влияние на удовлетворенность, профессиональное долголетие, доверие, вовлеченность и производительность. В совокупности это все составляет ядро социальной устойчивости бизнеса. Для цифровизации процессов социальной устойчивости разработчики SRG создали ERP-систему ORIS (ОРИС), главная задача которой заключается в создании цифровых процессов, обеспечивающих стабильную работу компании, учитывая интересы бизнеса и сотрудников. Платформа позволяет быстро настроить автоматизацию рутинных задач, предоставляет инструменты для оценки и минимизации рисков, связанных с человеческим фактором, имеет возможность настройки и масштабирования системы под нужды любой компании, легко интегрируется с другими системами и платформами.

В системе ORIS собираются данные по процессам охраны труда, HR, кадров и производства, обеспечивается их увязка с организационной структурой предприятия. Платформа не просто хранит данные, но отслеживает изменения и сохраняет цифровой след.

Рассмотрим подробнее, какую пользу из цифровизации бизнес-процессов охраны труда смогут извлечь разные службы предприятия.

Службы охраны труда:

• 100% достоверность текущего состояния ОТ: соответствие законодательству;
• Структурированные данные: СОУТ, ОПР, обучение, СИЗ, материалы и оборудование по рабочим местам, сотрудникам, проектам;
• Формирование планов мероприятий;
• Упрощение подготовки документов: в один клик формирование перечней для СОУТ, ОПР, обучения, медицинских осмотров, закупки СИЗ;
• Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ;
• Обмен данными через API: интеграция с внутренними системами предприятия исключает необходимость сбора информации вручную;
• Оперативный расчет бюджета;
• Контроль ознакомления с документами по ОТ.

HR и кадровая служба:

• Достоверная информация по каждому сотруднику: условия труда, льготы, компенсации, допуски по состоянию здоровья;
• Согласованность данных между службой ОТ и кадровой службой;
• Психологический профиль сотрудника, включая профессиональную надежность;
• Матрица обязательного обучения по каждому сотруднику, подразделению, дирекции;
• Индекс культуры безопасности: удовлетворенность, СИЗ и другие метрики по сотрудникам.

Линейные руководители:

• Доступ к документам по ОТ;
• Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ, относящимся к подразделению;
• Видимость допусков и ограничений по сотрудникам подразделения;
• Психологический профиль сотрудников.

Работник:

• Доступ к документам по ОТ;
• Отслеживание дедлайнов по всем процессам ОТ;
• Получение уведомлений и напоминаний по опасностям и вредным факторам.

Примеры цифровой трансформации бизнес-процессов:

• После проведения СОУТ каждая рабочая зона получает свой уникальный идентификатор. Система знает, в каких рабочих зонах есть риски с высокими значениями или факторы с превышением ПДК/ПДУ.
• При установке СКУД по доступу в производственное помещение система может предотвратить доступ сотрудника в помещение при наличии ограничений по здоровью или отсутствии обучения/инструктажа/СИЗ.

• Не нужно создавать списки для проведения СОУТ или обучения, система знает, кого, когда и чему обучать.
• ORIS автоматически формирует список-перечень с уже заполненными исходными данными.
• Система направит новые данные (классы условий труда, надбавки, право на сокращенную рабочую неделю, дополнительный отпуск и т. п.) в соответствующие службы.
• ПАБ (поведенческие аудиты безопасности). Расчет потенциала травматизма, наблюдения за действиями работников, анализ данных по опасным действиям не входят в требования законодательства по ОТ, но являются эффективным инструментом для профилактики травматизма.

• Служба HR может получать уникальную статистику, собранную у сотрудников, формируя требования к развитию гибких и профессиональных навыков для каждого подразделения.
• Развивающий контент можно автоматизированно добавлять в рабочие инструкции, сокращая время на адаптацию нового сотрудника.

Справка

Инвестиционно-консалтинговая Группа SRG входит в Топ-3 российских компаний, оказывающих услуги в сфере охраны труда и культуры безопасности.

Одним из направлений развития Группы является разработка собственных передовых ит-решений.

Имея значительный опыт создания цифровых решений в FinTech, ERP-системах социальной устойчивости и психологии безопасности, компания стремится поделиться своим опытом и внести вклад в цифровую трансформацию охраны труда.

Возможности высокотехнологичных цифровых инструментов:

1. Сокращение сроков на сбор исходной информации

Система автоматически обновляет данные через основного владельца. Например, кадровая служба обновляет данные при приеме, увольнении или переводе сотрудников, а производственное подразделение вносит изменения по оборудованию и рабочим зонам. Эти изменения запускают цепочку согласования и уведомлений.

Изменения автоматически включаются в списки для внепланового СОУТ, ОПР, обучения и закупки СИЗ.

2. Электронное подписание и ознакомление с документами

Система поддерживает электронное подписание и ознакомление с документами по ОТ, включая СОУТ и ОПР, выдает сертификаты сотрудникам и интегрируется с другими системами для обмена данными о подписанных документах.

3. Синхронизация данных СОУТ и ОПР

Система связывает рабочие места с оргструктурой и сотрудниками, синхронизируя данные по опасностям, вредным факторам, номерам рабочих мест и табельным номерам.

Пользователи могут просматривать структурированные данные в одном месте.

4. Сокращение затрат на контроль

Все дедлайны и несоответствия подсвечиваются в системе, позволяя пользователям ориентироваться только на уведомления о красных
зонах.

5. Забота о сотрудниках

Система знает об опасностях и вредных факторах для каждого сотрудника и ненавязчиво направляет уведомления и напоминания.

6. Коммуникации и обратная связь

Благодаря опции проведения опросов по ОТ можно собирать обратную связь по СИЗ, отправлять и получать уведомления об инцидентах. Данные структурируются и анализируются автоматически.

7. Оценка профессиональных рисков (ОПР)

Работники сами могут идентифицировать опасности и зоны риска, руководители и служба ОТ их верифицируют.

8. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)

58 типов документов по охране труда на основе данных о структуре компании, рабочем месте и работнике формируются автоматически.

9. Взаимодействие с поставщиками профессиональных услуг и СИЗ

Упрощается взаимодействие с поставщиками за счет предоставления им данных об объемах работ, готовых списков и заявок.