Result analysis

По окончании очередной выставки Exhibition Team подводит итоги: анализ результатов проведенной работы, расширение контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы (см. табл. 1)

За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам costs с учетом видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала, etc). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоила перевозка (скажем, двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а в денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить, сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке (пример процентных отношений стоимости услуг см. табл. 2):Данные, представленные руководству на стол в виде таблицы, наглядно показывают обьем того или иного меро-приятия в денежном выражении (а следовательно, масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч.

Имея накопляемую статистику такого рода, службе Public Relations или Exhibition Team легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать, что представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание (как пример, хотелось бы заметить бессмысленность огромных затрат на рекламу наряду со слабой подготовкой к работе с посетителями).

Experience

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят ваш выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки, можно по горячим следам зафиксировать все «+» и «-», понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Подводим итог

Ну вот и произошло то событие, ради которого вы напряженно трудились больше месяца. Что-то забудется, что-то запомнится, но опыт навсегда останется с вами. Пусть что-то было недоработано, не учтено, не проконтролировано. Впереди новые перспективы, новые проблемы.
Достаточно сложно охватить все тонкости такой глобальной сферы, как выставочная деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда – и успех неминуем. Команда, ставящая своей целью прежде всего установление искренних, доброжелательных отношений с окружающим миром, сумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха непременно.
Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность и гибкость - вот основы новой ступени в развитии бизнеса, новый уровень проведения выставок, шаг в XXI век.