Компания Directum более 30 лет производит продукты и сервисы для цифровизации бизнеса, среди них — комплексная система для управления кадровыми документами, процессами и сервисами Directum HR Pro. Это импортонезависимая разработка, созданная в соответствии с российским законодательством. Систему уже используют ведущие компании России в различных отраслях: промышленность, ТЭК, ритейл.

Система Directum HR Pro, как и другие продукты компании, гарантирует безопасное и бесперебойное подключение:

• Поддерживается работа на СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, отечественных операционных системах на базе Linux: Альт Линукс, Astra Linux; с офисными пакетами Мой офис, Р7-Офис и OnlyOffice.
• Офисы и центры разработки располагаются в России.
• Система разворачивается на серверах в пределах РФ.

«По предварительным оценкам, около 5% работодателей внедрили КЭДО, перешли на цифровой обмен и подписание широкого перечня документов. Многие компании сейчас находятся в процессе выбора. Ожидается, что к 2025 году 30% организаций приступят к внедрению КЭДО, остальные — подключатся позже.

Можно провести параллель с переводом в цифру счетов-фактур. До сих пор далеко не все работают с ними в электронной форме. Флагманами являются представители среднего и крупного бизнеса — из-за количества сотрудников и масштаба деятельности они ощущают реальный эффект от цифровизации», — рассказывает Артем Пермяков, директор по перспективному развитию Directum.

Одно из направлений, которое на данный момент развивает компания Directum, — перевод работы HR-службы промышленных и энергетических предприятий в цифровое пространство. Уже есть несколько успешных проектов в этой области: управление командировками, отпусками, КЭДО и личный кабинет в производственной компании «Мон’дэлис Русь», ПАО «Роснефть» и др.

Кадровый ЭДО для мобильных сотрудников

Работники могут подключаться к Directum HR Pro с помощью стационарного компьютера, через смартфон/планшет или информационный киоск (если на производстве запрещено использовать мобильные устройства). Мобильное подключение особенно оценят сервисные сотрудники, работники выездных ремонтных бригад.

В любое время сотрудник может:

• оперативно получить новое задание;
• ознакомиться с приказами и актами;
• подписать документы электронной подписью (ЭП), которую получает непосредственно в системе;
• отправить заявление на отпуск.

Все эти функции настроены в личном кабинете сотрудника.

Для большего удобства управление кадровыми процессами адаптируется под конкретное предприятие. Работа с документами организуется так, как это принято в компании, настраивается интеграция с необходимыми системами.

Для начала работы в личном кабинете персонал не надо специально обучать — интерфейс интуитивно понятен и выглядит как привычное мобильное приложение.

В соответствии с 377-ФЗ, электронное подписание кадровых документов работниками проходит с помощью усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП). Ими можно заверять даже трудовые договоры. УНЭП генерируются и автоматически обновляются непосредственно в системе Directum HR Pro. Чтобы подтвердить подпись, сотруднику нужно ввести код из SMS-уведомления. Такой способ безопасен и имеет полную юридическую силу.

Компания может выбрать и другой способ получения бесплатных УНЭП — через государственное мобильное приложение «Госключ». Интеграция с этой технологией уже настроена в Directum HR Pro.

Важная особенность для подписания некоторых кадровых документов, например, приказа на командировку, — четкий срок, к которому это нужно сделать. Система Directum HR Pro напомнит о необходимости ознакомиться и подписать документ.

Для массового ознакомления с приказом (а на промышленных предприятиях это могут быть тысячи сотрудников) ответственному достаточно выбрать отдел или филиал — задача уйдет сразу всем участникам. Этот же принцип работает в обратную сторону: руководитель может массово подписать документы нескольким сотрудникам.

Инфокиоски для стратегических предприятий

Нередко среди компаний промышленной и энергетической отраслей встречаются стратегические объекты — проносить личный мобильный телефон туда запрещено. Либо штат настолько внушительный, что оборудованные компьютером рабочие места есть не у всех, и это в принципе не требуется. В этих случаях удобно установить инфокиоски с доступом к личному кабинету.

Инфокиоск — современный стационарный аппарат, который можно разместить на самых проходных участках предприятия. Личный кабинет Directum HR Pro можно развернуть в инфокиоске, а подключение работников организовать по логину-паролю, или, например, личному пропуску.

Личный кабинет в инфокиосках уже успешно работает в ПАО «Тольяттиазот». Как раз там сотрудники предприятия авторизуются в личном кабинете с помощью пропуска и выбирают на дисплее необходимые сервисы. Ранее работникам приходилось несколько раз добираться до кадрового отдела: сначала для написания заявления, затем — за получением услуги. Для отдаленных объектов это занимало до 1,5 часов в одну сторону. Инфокиоски значительно сэкономили время.

«Эффект от перехода на цифровые кадровые процессы очевиден, поскольку он касается всего персонала. Каждый сотрудник без исключения подает заявление на отпуск или заказывает справки. Особенность промышленных предприятий — большой штат, распределенный по огромным площадям и не имеющий постоянного доступа к ПК. Но они тоже должны включаться в контур цифровизации. Здесь на помощь приходит личный кабинет на смартфоне или в инфокиоске», — говорит руководитель проектов по развитию бизнеса компании Directum Гузель Муллахметова.

Оформление отпусков и командировок

Одни из самых востребованных кадровых процессов — оформление отпусков и командировок. Недостаточно просто подписать приказ, необходимо спланировать графики, проверить, чтобы не было критичных пересечений, соблюсти положенный срок отдыха и необходимое количество дней для рабочей поездки и т.д.

Для этого в Directum HR Pro предусмотрено электронное планирование отпусков. Каждый сотрудник сам выбирает период отдыха и отмечает его в системе. Эти данные формируются в общий график. В случае ошибок, например, начало отпуска выпало на выходной или праздничный день, система уведомит об этом.

HR-специалист освобождается от контроля этих операций вручную, всё автоматически происходит в системе. Трудозатраты на планирование и утверждение отпусков снижаются до 10 раз.

Для оформления командировки в электронном виде тоже потребуется несколько минут. Сотрудник создает задачу на согласование поездки, прописывает цель, даты, место назначения, расходы. На каждый тип затрат выставляются лимиты в зависимости от должности и филиала сотрудника.

Задачу на командировку можно отслеживать в системе. По итогу согласования сотрудник получит приказ на ознакомление.

Задачи, решаемые Directum HR Pro

1. Юридически значимый обмен кадровыми документами в цифровом виде.
2. Поддержка облачных электронных подписей.
3. Организация онлайн-приема персонала, оформление и подписание необходимых документов.
4. Планирование отпусков с учетом требований российского законодательства.
5. Оформление командировок по регламентам, принятым на предприятии.
6. Отправка сервисных заявок на ремонт, ИТ-поддержку, подготовку справок.
7. Обеспечение сохранности и юридической значимости документов в долговременном архиве.
8. Удобное подключение сотрудников ко всем кадровым процессам с помощью личного кабинета.

Больше о возможностях Directum HR Pro читайте на официальном сайте вендора.